主持會議的能力是考驗一個人組織和管理能力的途徑之一。如何提高會議效率，讓大家各抒己見，各得其所？根據(jù)哈佛管理溝通雜志(harvardmanagementcom-munication)，首先需要掌握會議的十個要點(diǎn)，然后與同事分享，建立共識。這樣可以節(jié)省自己和他人的時間，有效提高會議的生產(chǎn)力。會議的十個要點(diǎn)包括:

1、控制好時間

為了尊重大家的時間，會議最忌諱的就是拖延，尤其是一些頻繁的會議。所以，為了讓會議順利進(jìn)行，每個話題的討論時間都要有限制。如果一個話題討論時間過長，但沒有結(jié)果，就把這個話題寫下來，下次會議再討論。此外，如果這次會議必須達(dá)到一些具體的結(jié)論，你應(yīng)該在會議前告訴每個參與者，如果你不達(dá)到目的，你永遠(yuǎn)不會放棄。不要為了減輕參與者的負(fù)擔(dān)而快速結(jié)束會議，這只會讓你的后續(xù)行動更加困難。

2、別忘記會議的初心

在企業(yè)中，會議通常有三個目的:溝通、管理和決策。無論哪個目的，最重要的是關(guān)注行動。比如討論應(yīng)該采取什么行動，最后一次行動的結(jié)果如何，或者在不同的行動計劃中選擇一個。避免沒有討論行動的會議，因為很可能只會浪費(fèi)時間。

3、會議的黃金規(guī)則:公開贊美和私下批評

需要避免公開批評別人的意見，因為這對士氣危害很大。另外，每個人都在同一家公司工作，惡意批評別人不會帶來好處。

為避免在會議上惡意批評他人的情況發(fā)生，會議前應(yīng)事先通知同事，會議負(fù)責(zé)人是誰，會議時間有多長，會議焦點(diǎn)是什么。遇有惡意干擾議程的成員，會議主席應(yīng)以堅定禮貌的態(tài)度，堅持將會議引入原議程。

4、不要在非工作時間開會

盡量在日常工作時間開會，除非是非常緊急的事情。喜歡晚上或周末開會的人，工作和生活之間缺乏平衡，自然不能在正常時間做好工作，因為他們看不到世界的另一面，看不到周圍的另一個角落。

5、不利用團(tuán)體壓力通過議議題

不能利用會議，通過不恰當(dāng)?shù)氖录９颈仨氂屑榷ǖ膬r值觀。如果那些價值觀違反道德或法律規(guī)定，試圖改變那些價值觀。否則，就會提高。

6、避免會議破壞別人的職業(yè)生涯

在不斷變化的世界里，過去的同事或部屬可能會很快再次見到你。如果你因為貪圖功勞而在會議上破壞別人的職業(yè)生涯，你很可能會在下一份工作中感到非常尷尬。你可以在會議上表達(dá)你的不同意見，但你不需要犧牲別人的未來。

7、公私分明

在工作場所交朋友是不可避免的，但是開會的時候要避免受這些社會關(guān)系的影響。會議開始結(jié)束的時候，不可避免的需要一些社交來潤滑，但是一定要清楚的知道適可而止。在會議上，過多的社會交往會讓不屬于團(tuán)體的成員感到厭惡，使會議缺乏效率。人們總是需要一些工作以外的人際關(guān)系。如果你發(fā)現(xiàn)你的大部分人際關(guān)系都需要通過會議建立，那么你可能需要做一些改變。

8、會議的最佳模式是民主，而不是專制

不要試圖影響參與者，做出你想要的結(jié)論，更不要僅僅依靠你的職責(zé)或權(quán)力來領(lǐng)導(dǎo)別人。一個好的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該說服他，而不是強(qiáng)迫他。此外，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該理解會議的意義。如果你想宣布一項政策，你只需要在相關(guān)途徑中上發(fā)布它，不需要召集每個人，這樣控制整個議程，但又沒給每個人討論的空間。

9、建立明確的議程

會議前一定要想清楚會議的目的、本質(zhì)和結(jié)構(gòu)。整理好議程，讓大家在會議前閱讀。這樣，與會者就有足夠的時間準(zhǔn)備相關(guān)信息。

10、當(dāng)例行會議的目的不存在時，停止繼續(xù)會議

如果你不能清楚地說明一些常規(guī)會議的原因，那就是停止這些會議的時候。定期檢查會議的目的，以避免官僚情況的發(fā)生。當(dāng)然，在廢除這些會議時，首先要考慮這些會議最初存在的原因。如果是為了設(shè)定公司未來的目標(biāo)，就要繼續(xù)存在。

使會議簡單，目的明確，并相互尊重，你會發(fā)現(xiàn)要開好會議并不那么可怕。

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